כדי להפסיק לרדוף אחרי כסף, מסכמים לפני תחילת העבודה כמה משלמים, מתי ואיך, רושמים כל תשלום במקום אחד, ושולחים תזכורות לפי לוח קבוע שזהה לכל הלקוחות. ברגע שזו שיטה, היא כבר לא שיחה מביכה בינך לבין לקוחה. היא פשוט הדרך שבה העסק עובד.
ואני לגמרי מבינה למה זה קשה. את נותנת שירות אישי, את מכירה את הלקוחה, ולא נעים לך לכתוב לה על כסף. אבל את עשית את העבודה. לבקש את מה שסוכם זה לא חוסר נימוס, זה ניהול עסק.
למה את בכלל מוצאת את עצמך רודפת אחרי כסף?
בדרך כלל זה לא בגלל שהלקוחות לא רוצות לשלם, אלא בגלל משהו באחד המקומות האלה:
- לא סוכם תאריך תשלום מדויק, רק "נסדר בהמשך".
- התחלת לעבוד לפני שהתקבל תשלום.
- אין מקום אחד שרשום בו מי שילמה ומי לא, ואת בודקת בבנק בכל פעם מחדש.
- התזכורת נשלחת רק כשאת נזכרת, או כשנהיה לך מספיק לא נעים לחכות.
- כל לקוחה משלמת בצורה אחרת, ואין כלל אחיד.
מה מסכמים לפני שמתחילות?
לפני שעובדים, תסכמי בכתב חמישה דברים:
- הסכום המלא, ומה הוא כולל.
- תאריך התשלום, או התאריכים אם יש פריסה.
- איך משלמים: קישור, העברה, תשלום אוטומטי.
- מתי מתחילה העבודה ביחס לתשלום.
- מה קורה כשיש עיכוב בתשלום.
זה יכול להיות הודעה קצרה שנשלחת מיד אחרי הסגירה:
איזה כיף שאנחנו מתחילות. רק מסכמת כדי שיהיה לנו ברור: התשלום הוא 3,000 שקל בחודש, ב־1 לכל חודש, דרך הקישור הזה. נתחיל לעבוד אחרי קבלת התשלום הראשון. אם יש עיכוב כלשהו, פשוט תעדכני אותי, וכך נוכל להסתדר יחד.
תתאימי את הסכום והתנאים לעסק שלך. אם יש לך הסכם מסודר, כדאי לכתוב את אותם סעיפים גם שם, ולבדוק את הנוסח מול עורך דין.
איך עוקבים אחרי תשלומים?
תפתחי טבלה אחת, או תשתמשי במערכת שכבר יש לך. לכל תשלום שורה עם העמודות:
- שם הלקוחה
- סכום
- תאריך לתשלום
- שולם, כן או לא
- תזכורת אחרונה שנשלחה
פעם בשבוע, באותו יום, תפתחי את הטבלה לעשר דקות. זה חלק מההרגל של סדר בעסק. והסכום של כל מה שעוד לא שולם הוא אחד המספרים שכדאי לבדוק כל חודש.
איך נראה לוח התזכורות?
הסוד הוא שזה קבוע. אם כל לקוחה מקבלת את אותן הודעות באותם ימים, זה לא אישי וזה לא תלוי במצב הרוח שלך. הנה לוח לדוגמה, ותתאימי אותו למה שנכון לך.
שלושה ימים לפני:
היי שירה, רק תזכורת קטנה שב־1 לחודש יורד התשלום החודשי. הקישור כאן למקרה שתרצי לשלם מראש.
ביום התשלום:
בוקר טוב שירה, היום מועד התשלום. הנה הקישור. תודה!
שלושה ימים אחרי:
היי שירה, עדיין לא ראיתי את התשלום אצלי. אולי פספסתי. תוכלי לבדוק ולעדכן אותי?
שבוע אחרי, בשיחה ולא בהודעה:
היי שירה, רציתי לבדוק איתך שהכול בסדר, כי התשלום עוד לא הגיע. קרה משהו? בואי נסגור מתי זה יכול להיכנס.
שבועיים אחרי:
היי שירה, התשלום עדיין פתוח, ולכן אני עוצרת את העבודה עד שהוא ייכנס, כמו שסיכמנו בהתחלה. ברגע שהוא ייכנס נחזור מיד. אם קשה לך כרגע, דברי איתי ונמצא פתרון.
שימי לב מה אין בהודעות האלה: אין התנצלות, ואין האשמה. הן קצרות, נעימות וברורות.
מה עושים כשלקוחה באמת לא משלמת?
קודם מדברות. אם קרה לה משהו, אפשר לסכם פריסה בכתב עם תאריכים ברורים. בלי פריסה ברורה, הבטחה של "בשבוע הבא" יכולה לחזור על עצמה לנצח.
אם סיכמתן והיא עדיין לא משלמת, עוצרים את העבודה לפי מה שסוכם. אל תמשיכי לעבוד חודש נוסף בתקווה שזה יסתדר. אם מדובר בסכום משמעותי וכבר אין מענה, כדאי להתייעץ עם עורך דין מה האפשרויות, ולא להמשיך להתכתב.
איך מפחיתות את הצורך בתזכורות מלכתחילה?
- תשלום אוטומטי לשירותים חודשיים, כדי שהכסף יורד בלי שמישהי צריכה לזכור.
- תשלום לפני התחלה, או מקדמה שסוגרת את המקום.
- קישור תשלום בכל הודעה, כדי שלא יצטרכו לחפש.
- תזכורות אוטומטיות, כשיש כבר מערכת שיכולה לשלוח אותן.
- להעביר את זה לעובדת, כשיש. ברגע שהשיטה כתובה, היא יכולה לעשות את זה במקומך, וזה גם מוריד ממך את החלק הלא נעים.
כשהגבייה מסודרת, גם קל הרבה יותר לתכנן את התזרים, כי את יודעת מתי הכסף באמת נכנס.
שאלות נפוצות
עדיף לגבות לפני העבודה או אחריה?
בשירותים חודשיים ובליווי, הכי פשוט לגבות מראש בתחילת כל תקופה. בפרויקטים נפוץ לקחת מקדמה ואת היתרה בשלבים. בכל מקרה, מה שחשוב הוא שזה סוכם בכתב לפני שמתחילים.
ואם הלקוחה היא גם חברה?
דווקא אז כדאי להשתמש באותה שיטה בדיוק. אפשר לומר לה: "אצלי כולן עובדות ככה, וזה שומר גם על החברות שלנו". כשיש כלל ברור, אף אחת לא צריכה להרגיש לא נעים.
מה עם חשבוניות וקבלות?
זה תלוי בסוג העסק ובאופן הדיווח שלך, ולכן כדאי לבדוק מול רואה חשבון מה בדיוק צריך להוציא ומתי, ולהוסיף את זה לשיטה שלך כצעד קבוע.
בבדיקה הקצרה בוחרות כמה נכנס ולאן רוצים להגיע, ורואות כמה לקוחות זה אומר בפועל.
לבדיקה ללא עלותאו לתיאום שיחת התאמה 1:1
יועצת ומאמנת עסקית לבעלות עסקים בתחום השירות, ובעלת סוכנות הסושיאל ALL IN Social. עוד עליי