המעבר מפרילנסרית לסוכנות קורה ברגע שלקוחה יכולה לקבל שירות טוב גם בלי שאת עורכת, מעצבת ומעלה הכול בעצמך. כדי להגיע לשם צריך לבנות חמישה דברים, ובסדר הזה: חבילות ברורות, מחיר שמשאיר מקום לצוות, דרך עבודה כתובה, עובדת ראשונה על משימות שגובות ממך זמן, ובקרת איכות. אם תגייסי לפני שיש לך את הבסיס הזה, את פשוט תכניסי מישהי נוספת לתוך הבלגן.
אם את עכשיו מנהלת סושיאל עם לקוחות, אבל עובדת כל היום ועורכת פה סרטון ושם סרטון, אני לגמרי מבינה למה המילה "סוכנות" נשמעת לך כמו הפתרון. אבל סוכנות לא פותרת עומס מעצמה. היא מגדילה את מה שכבר קיים בעסק, גם את הטוב וגם את הבלגן. אז קודם כדאי לבדוק למה את תקועה על אותה הכנסה, ורק אחר כך לגדול.
איך יודעים שהגיע הזמן?
תשאלי את עצמך:
- יש לך ביקוש קבוע, ואת כבר מסרבת ללקוחות או דוחה אותן?
- יש לך 2 עד 3 חבילות, וכל לקוחה נכנסת לאחת מהן?
- את יודעת כמה שעות לוקחת לך כל לקוחה וכמה נשאר לך ממנה?
- את רוצה לנהל אנשים? זו שאלה שרבות מדלגות עליה. סוכנות אומרת פחות יצירה ויותר ניהול, ולא כל מי שאוהבת ליצור תאהב את זה.
ואם התשובה לשאלה האחרונה היא לא, זה לגיטימי לגמרי. אפשר לבנות עסק טוב גם כמנהלת סושיאל עצמאית, עם מחיר נכון ועם כמה משימות שאת מוציאה החוצה. סוכנות היא דרך אחת לעלות לשלב הבא, ולא החובה היחידה.
מה צריך לסדר לפני שמגייסים?
למכור תוצאה ולא כמות. כשאת מוכרת עשרה פוסטים וחמישה סרטונים, הלקוחה בודקת אותך לפי כמויות, והמחיר נשאר נמוך. כשמוכרים תוצאה ותהליך, למשל תוכן שמביא פניות ושיפור שאת מודדת, יש יותר מקום למחיר שמשאיר גם תשלום לעובדת וגם רווח.
חבילות אחידות. כל עוד כל לקוחה מקבלת משהו אחר, אי אפשר להסביר לאף אחת מה לעשות. אם יש לך היום הסכם אחר לכל לקוחה, תנסי לאחד אותם בהדרגה לחבילות ברורות. בלקוחות הקיימות אפשר לעשות את זה בחידוש הבא.
הפסקת המתנות. עוד פוסט, עוד שיחת ייעוץ, עוד זום. כשאת עובדת לבד, זה יוצא מהזמן שלך. כשיש עובדת, זה יוצא גם מהכסף שאת משלמת לה.
לכתוב את הדרך שלך. איך נראה חודש עבודה עם לקוחה: מתי יוצא הגאנט, מתי הוא מאושר, מתי מצלמים, מי עורכת, מי בודקת, ומתי מעלים. אם זה לא כתוב, העובדת תלמד מהשאלות שהיא תשאל אותך, כל יום, בוואטסאפ.
מה מעבירים לעובדת הראשונה ומה משאירים אצלך?
לעובדת הראשונה מעבירים את מה שגובה ממך זמן ולא מכניס כסף בעצמו: גרפיקות, עריכת סרטונים, הכנת דוחות, בניית סטוריז. כדאי להתחיל ממשימה אחת, ללקוחה אחת. ככה בודקים לפני שמגדילים. הכלל הוא 80%: אם מישהי יכולה לעשות את זה ב־80% מהאיכות שלך, זה כבר לא צריך להיות אצלך.
מה שנשאר אצלך, לפחות בהתחלה:
- מכירות וסגירת לקוחות.
- פגישות אסטרטגיה חשובות.
- הלקוחות הכי חשובות שלך.
- האישור הסופי לפני שדברים עולים, עד שהסטנדרט מתייצב.
כתבתי על זה בהרחבה במאמר על גיוס עובדת, ושם תמצאי גם את הסימנים שהגיע הזמן. רק תזכרי שעובדת לא נכנסת ויודעת מיד הכול, וצריך לתכנן גם זמן להכשרה שלה. לגבי השאלה אם לעבוד עם עובדת שכירה או עם פרילנסרית, יש הבדלים של ממש בחובות ובעלויות, ולכן כדאי לבדוק אותם עם רואה חשבון לפני שמחליטים.
איך בודקות שזה בכלל משתלם?
בואי ניקח דוגמה עם מספרים להמחשה בלבד. נניח שלקוחה משלמת לך 4,000 שקל בחודש, ועבודת העריכה והגרפיקה שלה עולה לך 1,500 שקל. נשארו 2,500 שקל, ומהם צריך עוד לכסות כלים, ניהול והוצאות אחרות. אם העובדת פינתה לך זמן להכניס עוד שתי לקוחות כאלה, אז הרווח שלך יכול לגדול. אבל אם נשארת עם אותו מספר לקוחות, פשוט שילמת כסף בלי שנכנס יותר. המספרים בעסק שלך יכולים להיות שונים, ולכן צריך לעשות את החישוב שלך.
שלוש שאלות שכדאי לבדוק מראש:
- כמה נשאר לי מלקוחה אחרי מה שאני משלמת עליה לצוות?
- כמה לקוחות צריך כדי לכסות את העלות של העובדת ברמה חודשית?
- אם לקוחה אחת עוזבת, אני עדיין יכולה לשלם לעובדת?
אם המחיר היום נמוך, כדאי לתקן אותו קודם. אחרת הסוכנות תהיה עסק גדול יותר עם אותו רווח, והרבה יותר אחריות.
מה משתנה מול הלקוחות?
לקוחות שהתרגלו אלייך באופן אישי ירגישו בשינוי, אז עדיף שישמעו את זה ממך ומראש. אפשר להגיד למשל:
"אני מרחיבה את הצוות, כדי שאוכל להתמקד באסטרטגיה ובתוצאות שלך. מהחודש הבא את העריכה תעשה נועה, שעובדת איתי לפי אותו סטנדרט. אני ממשיכה להיות הכתובת שלך, ואני בודקת כל דבר לפני שהוא עולה."
ותכלס, בינינו, הלקוחה לא באמת צריכה שאת תערכי. היא צריכה לדעת שמישהי אחראית, שהאיכות נשמרת ושיש למי לפנות. לכן בשלב הזה חשובים לך דברים כמו עדכון קבוע, רשימת בדיקה לפני כל העלאה, ושיחה קבועה עם העובדת על מה שעבד ומה לא.
אילו טעויות כדאי לחסוך?
- לגייס כי נמאס לך, לפני שבדקת מספרים. קודם חישוב, אחר כך גיוס.
- להעביר הכול בבת אחת. אם משהו נשבר, כל הלקוחות מרגישות את זה.
- לקחת כל לקוחה כי יש לך עכשיו צוות לשלם לו. הלחץ הזה מחזיר אותך להנחות.
- לשנות שם ולוגו לפני שהתהליכים עובדים. הלקוחות לא משלמות על המילה סוכנות, הן משלמות על מה שהן מקבלות.
שאלות נפוצות
כמה לקוחות צריך כדי לפתוח סוכנות?
אין מספר קבוע. זה תלוי במחיר, בחבילה ובזמן שכל לקוחה לוקחת. מה שחשוב הוא שיישאר מספיק רווח אחרי התשלום לעובדת, ושיהיה ביקוש קבוע.
צריך לפתוח חברה כשעוברים לסוכנות?
זו שאלה לרואה חשבון, כי התשובה תלויה בגובה ההכנסות ובמבנה העסק שלך. כדאי לשאול אותה עוד לפני שאת מתחייבת לעובדת הראשונה.
אפשר להבטיח שהמעבר יגדיל את ההכנסה?
לא. מעבר לסוכנות מגדיל גם את ההוצאות וגם את האחריות, והתוצאה תלויה בעסק ובעבודה שנעשית בו. אם את רוצה לעבור על המספרים שלך עם מישהי, בשביל זה יש פגישת אבחון.
ריכזתי את זה במדריך לצפייה ישירה, ללא עלות: מה באמת עוצר אותך, ומה עושים במקום עוד לקוחות.
למדריך למנהלות סושיאלאו לתיאום שיחת התאמה 1:1
יועצת ומאמנת עסקית לבעלות עסקים בתחום השירות, ובעלת סוכנות הסושיאל ALL IN Social. עוד עליי